आवाज़ जनादेश / न्यूज़ ब्यूरो शिमला
हिमाचल प्रदेश के प्रशासनिक सचिवों, विभागाध्यक्षों, उपायुक्तों सहित प्रबंध निदेशकों के निजी स्टाफ पर अब फाइलें ट्रैक करने का जिम्मा रहेगा। फाइल प्रबंधन की प्रक्रिया सुव्यवस्थित करने और प्रशासनिक कार्य की दक्षता में सुधार के लिए राज्य सरकार ने पुरानी व्यवस्था बदल दी है। अब प्रत्येक कार्य दिवस के अंत में ये कर्मचारी सभी लंबित फाइलों के बारे में सूचना एकत्र करेंगे। निजी स्टाफ की जिम्मेदारी होगी कि यह उच्च अधिकारी को त्वरित कार्रवाई के लिए भी सूचित करेंगे। प्रशासनिक सुधार विभाग ने समय पर फाइलों का निपटान सुनिश्चित करने के लिए नई फाइल प्रबंधन प्रणाली लागू की है। विभिन्न विभागों, निदेशालयों, बोर्डों और निगमों की ओर से फाइलों की अनुचित ट्रैकिंग और निपटान के बारे में चिंता जताए जाने के बाद यह फैसला लिया गया है।
विभाग के संयुक्त सचिव की ओर से जारी अधिसूचना के अनुसार ऐसे महत्वपूर्ण दस्तावेजों से निपटने और उन्हें ट्रैक करने की प्रणाली अपर्याप्त मानी गई है, जिसके परिणामस्वरूप देरी और अक्षमताएं होती हैं। इस मुद्दे को हल करने के लिए निर्णय लिया गया है कि संबंधित कार्यालयों में अधिकारियों को सौंपे गए निजी कर्मचारी अब भेजने वाले कार्यालयों को सूचित करने के लिए जिम्मेदार होंगे कि उनके स्तर पर फाइलों का निपटान किया गया है या नहीं। इसके अलावा, प्रत्येक कार्य दिवस के अंत में वे कर्मचारी सभी लंबित फाइलों को एकत्र करेंगे और सुनिश्चित करेंगे कि उन्हें ठीक से ट्रैक किया गया है। फिर इन फाइलों को बिना देरी के एकत्र करने की जिम्मेदारी संबंधित कार्यालयों की होगी।
प्रक्रिया का सख्ती से पालन करने के निर्देश
ऐसे मामलों में जहां कोई जरूरी फाइल नहीं ली पाई है, निजी स्टाफ की जिम्मेदारी होगी कि यह संबंधित सचिव को तुरंत इस बारे में सूचित करे ताकि त्वरित कार्रवाई सुनिश्चित की जा सके। विभिन्न विभागों के नियंत्रण वाले सभी संबंधित कार्यालयों से इसका पालन करने को कहा गया है। विभाग और को निर्देश दिया गया है कि वे इस परिवर्तन के बारे में अपनी-अपनी टीमों को सूचित करें व सुनिश्चित करें कि महत्वपूर्ण फाइलों व और कागजातों के प्रबंधन में किसी भी प्रकार की लापरवाही की गुंजाइश न रहे।
